Ga naar hoofdinhoud

Workflows en templates

Gastcommunicatie in Checkmate is bedoeld om consistente communicatie te automatiseren rondom het verblijf, zonder dat staff elk bericht los hoeft op te stellen.

Workflow-overzicht in Checkmate Manager

Het workflow-overzicht laat zien welke communicatiepaden al geconfigureerd zijn en waar timing of logica worden beheerd.

Twee bouwstenen​

Templates​

Templates bevatten de inhoud van een bericht. Denk aan:

  • welkomstberichten
  • aankomstinstructies
  • deurcode- of toegangsberichten
  • follow-up na verblijf

Template-overzicht in Checkmate Manager

Templates bepalen de inhoud en toon van een bericht; workflows bepalen wanneer die inhoud wordt ingezet.

Workflows​

Workflows bepalen wanneer zo'n bericht wordt verstuurd. Bijvoorbeeld:

  • voor aankomst
  • bij check-in
  • tijdens het verblijf
  • na vertrek

Binnen het bredere Guest Communications-onderdeel​

Workflows en templates zijn het hart van Guest Communications, maar niet het hele onderdeel. In Checkmate Manager horen hier ook bij:

  • Dashboard voor overzicht en snelle acties
  • Requests voor concrete operationele opvolging
  • Channels voor kanaal- en providerlogica
  • Analytics voor delivery en performance
  • Activity voor tijdlijn en bewijs van wat al is gebeurd
  • Events voor admin-diagnostiek rond triggers

Waarom dit relevant is voor operators​

Een workflow werkt alleen goed als drie dingen samen kloppen:

  • de boodschap
  • de timing
  • de onderliggende gast- of reserveringscontext

Dat betekent in de praktijk dat staff niet alleen naar de inhoud van een bericht moet kijken, maar ook naar:

  • het juiste trigger-moment
  • de kanaalkeuze per situatie
  • de vraag of de reserveringsdata al compleet genoeg is
  • wat er moet gebeuren als een bericht niet wordt verstuurd

Wat staff hiermee beheert​

In de operationele inrichting gebruik je templates en workflows meestal voor:

  • pre-arrival instructies
  • check-in bevestigingen
  • toegangsinformatie
  • service-opvolging tijdens het verblijf
  • feedback of reviewverzoeken na vertrek

Hoe dit samenwerkt met device en gastflow​

Het device is vaak het moment waarop een gast een actie start of afrondt. Manager gebruikt die context daarna om communicatie op het juiste moment te versturen.

Eenvoudig model​

Waar staff extra op moet letten​

  • Gebruik niet te veel workflows voor hetzelfde moment in het verblijf.
  • Stem templates af op wat de gast net heeft gedaan op het device.
  • Controleer of toegang, kamerinformatie of timing al beschikbaar is voordat een bericht live gaat.
  • Zorg dat uitzonderingen, zoals een mislukte check-in of een ontbrekende reservering, niet per ongeluk dezelfde communicatie krijgen als het standaardpad.

Zo gebruik je deze module in de praktijk​

  1. Begin met het moment in de gastreis dat je wilt verbeteren.
  2. Maak of kies daarna de juiste template voor toon en inhoud.
  3. Koppel die template aan een workflow met het juiste trigger-moment.
  4. Controleer daarna of kanaal, timing en reserveringscontext samen logisch zijn.

Gerelateerde onderwerpen​